Saamattomuus ja asioiden viivyttely ovat ikäviä piirteitä, jotka voivat myös aiheuttaa turhaa stressiä. Erityisesti yrittäjänä huomaan miten tärkeää on pysyä aktiivisena ja pitää asiat järjestyksessä. Saamattomuuteen sortuu helposti, ellei työt ole etukäteen suunniteltu ja aikataulutettu tarkkaan. Tärkeiden asioiden sijaan saattaakin tulla tehneeksi pelkästään pieniä asioita, joista pahimmassa tapauksessa ei ole mitään konkreettista hyötyä.
Brian Tracyn ihailijana ja hänen monta kirjaa lukeneena, olen saanut lukuisia työkaluja ja inspiraatiota asioiden järjestämiseen ja oman tehokkuuden parantamiseen. Näiden työkalujen avulla olen paljon tehokkaampi ja saan tehtyä enemmän lyhyemmässä ajassa. Kokosin Time management made simple– kirjasta 16 vinkkiä, joista voi poimia itselleen sopivimmat välttääkseen saamattomuutta ja viivyttelyä. Olemme jokainen erilaisia, joten ei ole yhtä oikeaa tapaa. Suosittelen kokeilemaan mahdollisimman montaa työkalua saamattomuuden välttämiseksi. Oikeiden tapojen löydyttyä on järkevää ottaa ne päivittäiseen käyttöön. Kannattaa myös pistää merkille, että erilaisina aikoina voi toimia erilaiset tavat. Itse suosin mahdollisimman monipuolisia työkaluja, jotta saan aktivoitua parhaalla mahdollisella tavalla omaa mieltä ja pysyn virkeänä.
16 toimivaa keinoa välttää saamattomuutta
1. Kirjoita tärkeät tehtävät ylös paperille
Tehtävien kirjoittaminen ylös on tärkein työkalu saada asiat tehdyksi. Käytän itse kolmen asian listaamista työkaluna. Konkreettisesti tarkoittaa sitä, että kirjoitan kolme kaikkein tärkeintä asiaa, tehtävää tai tavoitetta ylös, jotka haluan saavuttaa vuodessa, kuukaudessa, viikossa ja päivässä. Teen myös pidempiä tehtävä- ja unelmalistoja, mutta tämän kolmen asian listaamisella olen huomannut merkittävän vaikutuksen siihen, että saan ne kaikki tärkeimmät asiat tehdyksi. Vuosittain mietin kolme kyseisen vuoden tärkeintä asiaa ja kirjoitan ne ylös. Nämä asiat ovat yleensä myös omassa unelmakartassani. Sen lisäksi kuukauden alussa kirjoitan kunkin kuukauden kolme tärkeintä tavoitetta. Pyrin ottamaan huomioon aina mitkä asiat vievät minua eteenpäin vuoden tavoitteissa. Asetan myös päivittäisille tehtäville mahdollisuuksien mukaan aina asian, joka on pieni askel kohti isompaa tavoitettani.
2. Kokoa kaikki tarvittava esille ennen, kuin aloitat
Työpöydän siisteys on usein merkittävä tekijä tehokkaan työn takaamiselle. Sekainen työpöytä hidastaa töiden tekoa tai keskeyttää ne ikävästi. Hyvin suunniteltu työ on jo puoliksi tehty. Kaiken tarvittavan kerääminen siististi esiin, ennen kuin aloittaa työt, nopeuttaa kokonaisuutta selvästi. Töiden loputtua on myös hyvä siivota jäljet, jotta seuraavana päivänä voi aloittaa puhtaalta pöydältä.
3. Tee pieni asia aloittaaksesi
Monilla tehtävien viivyttely johtuu suuresta työmäärästä ja siitä, että aloittaminen on vaikeaa. Pakota itsesi tekemään jotain aivan pientä, joka edesauttaa tehtävän tekemisessä. Usein hyvinkin pienen tehtävän tekeminen kannustaa tekemään enemmän.
4. Älä yritä tehdä kaikkea kerralla
Jos pyrkii tekemään kaiken kerralla loppuun tulee helposti pelkästä aloittamisesta todella vaikeaa.
5. “Juustotekniikka”
Työn ollessa monimutkainen jaa se pieniin osiin. Tee pieniä reikiä isoon juustoon. Aloita helposta tehtävästä, jonka saat tehtyä viidessä minuutissa. Tee tehtäviä aina, kun voit ja saat juustoon jatkuvasti lisää reikiä. Huomaat pian, että muutama pienempi tehtävä ratkaisee isomman tehtävän. Muutama pieni reikä juustossa avaa pian jo ison reiän.
6. Aloita ulkoa ja tee pienet asiat ensin loppuun
Jotkut kokevat pääsevän paremmin vauhtiin, kun tekee pienet ja lyhytkestoiset asiat ensin alta pois. Niiden jälkeen on helpompi jatkaa, kun kokee onnistumisen tunnetta jonkun tehtävän suorittamisesta
7. Aloita tehtävän ytimestä ja tee isot asiat ensin
Toisille motivoivampaa on tehdä kaikkein suurimmat tehtävät ensimmäisenä. Keskity ensin tehtävän kaikkein isoimpaan asiaan ja tee se loppuun. Pienet asiat tuntuvat isoimman tehtävän jälkeen mitättömän pieniltä ja niihin on helpompi tarttua.
8. Pääse yli epäonnistumisen pelosta
Epäonnistumisen pelko on yksi suurimmista syistä saamattomuuteen. Pelko siitä, että epäonnistuu lamaannuttaa ja saa helposti aikaan sen, ettei halua edes yrittää. Pelkoa kannattaa oppia käsittelemään ja on tärkeää päästä sen yläpuolelle. Pelkoa ei tarvitse pakoilla tai yrittää unohtaa. Tiedostaminen ja pelon hyväksyminen ovat loistavia askeleita epäonnistumisen pelon käsittelyyn.
9. Aloita ikävimmästä asiasta
Moni on varmasti kuullut Mark Twainin “Syö sammakko” -tekniikasta. Mark Twain sanoi aikanaan: ” Jos työsi on syödä sammakko on parasta syödä se heti aamulla. Jos työsi on syödä kaksi sammakkoa on parasta syödä isompi ensin“ Tämä on hyvä vertaus sille, että ikävät ja isoimmat asiat kannattaa tehdä heti aamulla pois, jottei koko päivää tarvitse odottaa ikävää tehtävää.
10. Pohdi mitkä ovat negatiiviset seuraukset, jos asiaa ei tule tehtyä
Yksi hyvä tapa lisätä omaa motivaatiota tehdä tehtävät ajoissa on pohtia negatiivisia seurauksia, joita töiden tekemättä jättämisestä tulee. Nopeasti saa lisää pontta jatkaa tärkeiden tehtävien tekemistä, kun miettii mitä ikäviä asioita tapahtuu, jos itse jättää jotain tekemättä.
11. Mieti miten hyödyt tehtyäsi työn ajoissa
Vastakohtana edelliselle on myös hyvä kirjoittaa ylös kaikki loistavat asiat, jotka saavutat, kun teet työt ajoissa ja hyvin. Kirjoita vähintään 10 asiaa paperille. Konkreettisesti nähtynä 10 positiivista asiaa, jotka tulet saavuttamaan työsi tehtyä kannustaa tekemään työt loppuun.
12. Aseta itsellesi kalenteriin 15 minuutin tapaaminen itsesi kanssa
Sovi itsellesi kalenteriin 15 minuutin aika ja tee yhtä tehtävää ja keskity ainoastaan tähän kyseiseen tehtävään. Laita puhelin kokonaan pois päältä tai äänettömälle ja eliminoi kaikki muut häiriötekijät. Usein vartin kuluttua huomaa, että voi jatkaa vielä pidempään. Jos vartin päästä joudut lähtemään tai tekemään muuta, aseta itsellesi kalenteriin heti seuraava 15 minuutin aika. Tulet nopeasti huomaamaan miten paljon pelkästään 15 minuutissa saa aikaan, kun keskittyy vain yhteen asiaan!
13. Vältä täydellisyyteen pyrkimistä
Täydellisyyteen pyrkiminen on usein aikaansaamisen pahin vihollinen. Monesti täydellisyyteen pyrkiminen ajaa epätoivoon ja itsekriittisyyteen niin suurella mittakaavalla, ettei pysty enää tekemään mitään. Muista, ettei kukaan ole täydellinen.
14. Valitse yksi asia, jossa saamattomuus haavoittaa sinua eniten
Kirjoita itsellesi ylös mikä on suurin saamattomuuden aiheuttama haitta sinulle. Onko asioiden lykkääminen ja saamattomuus tämän arvoisia. On paljon palkitsevampaa saada asiat tehtyä, kuin kärsiä saamattomuudesta aiheutuneista ikävistä haavoista.
15. Aseta tehtäville selkeä tärkeysjärjestys ja haasta itsesi aloittamaan vaikeimmasta
Haastavimmat asiat suoritettua itsetunto kohoaa ja on helppo saada tehdyksi lisää. On tärkeää tiedostaa omien tehtävien tärkeysjärjestys ja saada ne kaikkein tärkeimmät ja vaikuttavimmat asiat ensimmäisenä tehtyä. Monesti myös vaativamman tehtävän suoritettua helpottuu monen pienemmän asian tekeminen.
16. Tee asiat loppuun
Viimeinen ja ehkä kaikkein merkittävin keino on tehdä asiat loppuun. Vaikka tekisi yhtä tehtävää osissa pieniä määriä kerrallaan on valtavan tärkeää saada tehtävät loppuun määräaikaan mennessä. Meillä suurimmalla osalla ongelmana on nimenomaan viimeisten tehtävien kesken jättäminen. Tämä on itselleni näistä työkaluista se kaikkein haastavin ja tämän suhteen minulla on vielä paljon opittavaa. Uusia ideoita pulppuaa ja malttamattomana ihmisenä tekisi mieli aloittaa jo seuraavia tehtäviä ennen, kuin edelliset ovat kokonaan valmiita.
Toivottavasti saatte poimittua näistä vinkeistä itsellenne toimivia työkaluja arkeen helpottamaan tehokkuutta ja asioiden aikaansaamista! Näitä työkaluja voi käyttää oikeastaan mihin vaan opiskelusta töihin ja kodin siivoamiseen. Mikäli teillä on jakaa hyviä vinkkejä niin jätättehän kommenttia ja jaatte teidän parhaimmat vinkkinne:)
Vielä extrana yksi työkalu, josta olen myös itse saanut apua ja jota olen käyttänyt todella pitkään.
EXTRA: Aseta itsellesi nopea vauhti
Kävele nopeasti, kirjoita nopeasti ja lue nopeasti. Monesti ajatellaan, että nopea tekeminen on pois laadusta, mutta usein nopeasti tekeminen opettaa enemmän, tulee saavutettua enemmän ja saa aikaan enemmän. Itsensä ylittäminen ja haastaminen tekevät hyvää ja nostavat itsetuntoa. Asiat nopeasti tehtynä oppii keskittymään tärkeisiin asioihin ja oppii jättämään epäoleelliset asiat huomiotta. Onkin tärkeää tiedostaa, että koskaan ei voi tehdä kaikkea. Tehokkaat ihmiset ovat myös tehokkaita olemaan saamattomia. On siis tärkeää tiedostaa missä asioissa kannattaa olla saamaton ja missä asioissa taas on tärkeää laittaa kaikki peliin! ;)
